La ecuación hombre=tiempo ya no cierra. Eficiencia es hacer  las cosas bien,  eficacia es hacer lo correcto. Pareto descubrió que el  20%  de los actos produce el 80% de los resultados. Urgencias y tensiones, no saber por dónde empezar, exceso de trabajo, vacío de ideas, son las fallas frecuentes.

El test de las tareas diarias. Hay que  comenzar con la toma de conciencia, indagar las causas, separar lo urgente de lo importante y desintoxicarse de datos y reuniones. Los ladrones de tiempo parecen externos pero en general son internos disfrazados por ciertas creencias y actitudes. Se detectan preguntando: ¿dónde estaba ayer? ¿Dónde estoy  hoy? ¿Dónde quiero estar mañana? ¿Cómo lo haré?

El que falla al planear planea fracasar. La clave está en saber lo qué se quiere. El error es planificar según los recursos  y calcular resultados. Si ocurre tal cosa ocurrirá tal otra. Es mejor partir del futuro deseado y retroceder hasta el presente. Si nos guía  el pasado seremos conservadores. Para inventar el futuro, hay que partir del ideal, viendo el final  la película  que uno deberá realizar.

Perder el tiempo. Los enemigos son el largo plazo, los cambios abruptos en la realidad y las creencias estereotipadas. La evolución es incierta, esto implica ordenar y controlar los recursos y la brecha con el resultado. La estrategia es reflexionar sobre la acción. La ley de Murphy afirma que lo que lo que puede salir mal  va a salir mal, hay que ser cuidadoso en los detalles. Los objetivos deben medirse en el tiempo ya que como decía Keynes a largo plazo estaremos todos muertos.

El cerebro no mide bien el tiempo. Hay factores para que nuestro reloj interno se equivoque. Con los años creemos que el tiempo transcurre de un modo más veloz  que el que marca el  reloj. El tiempo vuela.

Borges decía que el tiempo es la sustancia de la que estoy hecho,  un río que me arrebata, pero yo soy el río; un tigre que me destroza, pero yo soy el tigre; un fuego que me consume, pero yo soy el fuego. El mundo, desgraciadamente es real; yo desgraciadamente soy Borges..

La sociedad de consumo. El  ciudadano se convirtió en consumidor. Corre sin saber porqué y no llega a ningún lado, porque no sabe a dónde se quiere ir. Séneca dijo que no hay vientos favorables para el que no sabe a dónde quiere llegar. Lo que vale es crear valor en el tiempo.El planificador no visualiza  el resultado  y no previene los desvíos, el estratega hace que la acción garantice que la reflexión  se cumpla incorporando la lógica de la  acción. No hay estrategia sin objetivos claros.

La realidad es una fotocopiadora de nuestras creencias. Las buenas ideas se defienden con conceptos reforzadores, se expresan con coherencia y se convierten en hechos. Las creencias promueven acciones. Una creencia rígida paraliza. Para revertirla la acción debe motorizar el cambio. El discurso le da forma y la mente las dirige. La mente convierte en acto sólo lo que acepta. Recuerda el 5% de la escucha, el 10% de lo que ve y el 85% de lo que hace, por eso hay que convertir el proyecto en acto.

Ladrones de tiempo. Para  hacer más rápido, la información y el conocimiento deben complementarse. Pero el hombre se hizo esclavo de la tecnología. La sociedad de consumo lo sedujo, no puede decir no  a nada y en poco tiempo lo que compra se hace obsoleto. Así debe trabajar el triple para estar a la moda. Bajo el eslogan “hay que vivir la vida  ya”  las tarjetas de crédito financian  estas hipotecas de tiempo.

Lo urgente y los ladrones de tiempo vencen a lo importante. La velocidad impide reflexionar y las conductas son reactivas, el carro va delante del caballo. Sin proactividad  el consumo manda.

Aprender en la acción. ¿Qué debía haber pasado- Qué pasó- Cuál es la causa de la diferencia. Qué aprendimos de la experiencia? Si el error no se analiza, la curva del olvido lo elimina en pocas horas e impide aprender de la experiencia. La reflexión  es parte del trabajo, no se puede vivir sin aprender, sin seleccionar lo bueno y eliminar la basura, porque si la basura entra se refleja en nuestros actos.

La reflexión implica concentración, no divagar por estímulos e ideas parásitas, ni usar el tiempo como si todo fuese igual. Un yo observador interno debe alertar: ¿Progreso,  logro lo que quiero, aprendo?

Hay procesos para saber qué cambiar, qué mantener y cómo inyectar conocimientos. Nada surge de la nada, hay que aprender a modificar la memoria para que mejore las respuestas.  Si la educación no enseña a pensar produce incompetentes altamente calificados que deciden sin consultar. Las buenas ideas surgen de  quienes conviven con el problema, el liderazgo  promueve la  optimización del uso del conocimiento.

Lectura rápida y mapas mentales. Un mapa mental combina el libre juego de texto e imágenes, está menos atado a la secuencia. Lo ideal es plasmar una idea central y tejer una red de relaciones. Su flexibilidad permite incorporar novedades y vínculos, favoreciendo la generación de las ideas. Borges decía que somos lo que somos por lo que leemos, pero hoy no hay tiempo para esta gimnasia cerebral. Una imagen vale más que mil palabras. No es más inteligente el que más sabe sino el que mejor aplica su saber. Cuando pensamos con ambos hemisferios cerebrales logramos el poder inteligente que es querer con eficacia y nos dedicamos a problemas más interesantes. Con el desarrollo de la lectura veloz, la creatividad y el potencial de la videoconferencia  ahorramos tiempo para generar  buenas ideas.

La gestión del tiempo debe equilibrar la vida laboral y personal. Necesitamos pausas, realizar actividades de alto rendimiento, descubrir lo que nos hace perder el tiempo, anticiparnos para evitar sorpresas, repartir la tareas en varios días, repensar la rutina, limitar lo hábitos negativos, delegar, aprender a  decir que no, desintoxicarnos de datos y reuniones, aprender a gestionar el tiempo,  delegar, centrarnos en objetivos claros, rehuir tareas ineficientes y  considerar la importancia del autoconocimiento.

Sin tiempo que perder es el ejercicio para sacar mejor provecho de nuestros talentos ocultos.

El efecto palanca. Arquímedes dijo: Dadme una palanca  y un punto de apoyo y moveré el mundo. Una palanca aplicada en un punto de apoyo, transmite y multiplica la fuerza. El entusiasmo se justifica: no importa el peso, basta con  alargar el brazo. La computadora es la palanca natural del cerebro. El efecto palanca juega a favor si se eligen bien las  prioridades y se asignan correctamente los recursos.

Las alianzas estratégicas la aplican al asociarse con los mejores sin hacer el esfuerzo que  hicieron para conseguirlo. El  error es una fuente de aprendizaje. No hay construcción sin destrucción creativa.

El que tiene mentalidad del bombero: corre todo el día y no consigue nada, los mejores jugadores paran la pelota. Joseph Juran aplicó el efecto palanca a la calidad separando los pocos vitales de los muchos triviales. Es una herramienta que enseña a pensar: “Detecta (x categorías)  que son las claves del ( efecto palanca) que logran al 80 % del total (efecto palanca).  Muchos  fracasan por no tener eficacia, la que no se suple con eficiencia. El efecto palanca es obtener el máximo resultado con el menor esfuerzo posible.

Quino decía: “La forma en que fluye la vida está mal .Uno debería morir primero. Luego, vivir en un geriátrico hasta cuando ya no sea tan viejo. Entonces empieza a trabajar. Trabaja por 40  años hasta que es joven para disfrutar de su jubilación. Fiestas, salidas con mujeres, qué se yo; hasta que entra en la secundaria. Después pasa a la primaria, es un niño que juega sin responsabilidades. Luego se convierte en un bebé, va de nuevo al vientre materno, pasa los últimos nueve meses de tu vida flotando en líquido amniótico hasta que su vida se apaga en un tremendo placer”.

Vísteme despacio que estoy apurado. Napoleón  cuestiona la prisa y la locura por la cantidad versus la calidad. Según Business Week, los franceses trabajan menos pero son más productivos. Esto no implica producir menos sino mejor, atender a los detalles y retomar los valores esenciales de familia, amistad,  tiempo libre, elegir el presente concreto al global abstracto y anónimo, la simpleza de vivir y convivir en un ambiente más alegre y realizar mejor lo que se sabe hacer. Corremos para terminar en el mismo lugar, morimos por infarto o accidentes y nos olvidamos de vivir en el único tiempo real que es el presente.

La manera veloz. Todo invita a vivir acelerados. Las marcas presentan su temporada de invierno en verano. Se trabajan  24 horas para fomentar el consumo. Proliferan la obesidad, el estrés, la angustia por posponer el placer. Desacelerarse es luchar contra la tiranía del reloj, es vivir con modestia y pensar con grandeza consumiendo menos, tomando conciencia que los horarios extremos amenaza la salud, la familia y las relaciones. Así se consigue más eficacia, compromiso, y calidad de la vida.

Lo mejor es a trabajar por objetivos y no por horarios. Vivimos 700.800 horas en la vida y 70.000 las ocupamos trabajando. Para no perder el tiempo, usemos las 630.800 horas libres para ganar en  felicidad Educar la mente. Vivir a mil desconecta los sentidos de la conciencia, la tensión mata, la creatividad muere. La educación para la vida fast  hace correr  a velocidades imposibles y no enseña métodos facilitadores de la acción. Quienes aprenden metodología intelectual son más fuertes y construyen desde una capacidad plena. Se debe educar el sentido común: valorizar la lectura, caminar más, cocinar una receta de principio a fin, relatar cuentos a los hijos, practicar deportes, pasar más tiempo con amigos, aprender a crear buenas ideas. Como dijo John Lennon: la vida se nos pasa mientras hacemos planes.

*CEO de Ilvem, Contador Público y Licenciado en Administración de empresas (UBA). Contacto horaciokrell@ilvem.com