EL TIEMPO PASA VOLANDO

Por Horacio Krell*

Tiempos de Ñaupa son tiempos antiguos que reflejan añoranza antes que pasión. El tiempo moderno se diferencia por el cambio cultural y el tiempo psicológico. El tiempo buscado se consigue bajando la intensidad de los deseos mundanos. Rico no es el que más tiene sino el que menos necesita. El banco de tiempo se crea desde las intenciones. Cuanto más claras sean más tiempo se gana aplicando los principios administrativos de planeamiento, ejecución y control.

Los griegos tenían dos dioses del tiempo: Kronos era el dios del tiempo medido (cronograma, cronología, cronómetro). Era visualizado como un dios malo que se comía a sus propios hijos, porque el tiempo nos devora. Kairós era el dios del tiempo vivido, el de las decisiones tomadas, el de la manera como se aprovecha la vida. Kronos medía cantidad, Kairós la calidad.

En la percepción subjetiva del tiempo influyen tanto factores externos como internos.

La percepción del tiempo. El hombre posee un reloj biológico para concordar las funciones corporales con el entorno, es un núcleo de neuronas situado en el hipotálamo que se encarga del control de los horarios de vigilia, sueño y alimentación. Es el reloj que se descompone en un viaje prolongado en avión y provoca el conocido “jetlag”. Más complicada es la percepción del tiempo, ya que el ser humano no dispone de ningún órgano especializado para medirlo.

El problema es que lo que no se mide no se puede mejorar. En la percepción del paso del tiempo influyen factores externos e internos. El tiempo parece rápido cuando se la está pasando bien, cuando hay motivación. Cada persona lo percibe de manera distinta, transcurre más lento y se hace más largo cuando se la pasa mal, se está cansado, incómodo, disgustado o en peligro.

El tiempo es el mismo para todos, pero las emociones son las moduladoras de la percepción.

Einstein dijo: “Una hora sentado con una chica guapa en un banco del parque pasa como un minuto, pero un minuto sentado sobre una estufa caliente parece una hora”.

El tiempo parece ir más rápido a medida que pasan los años ya que el cerebro tan solo registra las nuevas experiencias, no aquellas que conoce. Y a medida que nos hacemos mayores y ya se han acumulado experiencias, hay menos hechos novedosos o remarcables.

En la ecuación matemática del tiempo hay dos variables: la intensidad y la sensibilidad. Una persona distingue la diferencia de un peso de 100 gramos a uno de 130 pero no la de 500 gramos a 530 aunque sean 30 gramos de diferencia.  Esto explica por qué el tiempo parece que se acelera cuando nos hacemos grandes: cada año que pasa el adulto añade menos experiencias respecto a la niñez, y por eso con los años tiene la sensación de que el tiempo pasa más rápido.

Cada año que pasa el tiempo parece acelerarse: de niños, la duración de un año parece prolongada mientras que el mismo lapso parece insignificante en la adultez.

El trabajo se expande. Es común observar que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su finalización. Una anciana que escribe una carta a su sobrina, como la anciana no tiene nada más que hacer con su tiempo, la simple tarea le ocupa todo el día.

Entre 1914 y 1928, el número de barcos de la marina británica había disminuido en dos tercios y el personal en un tercio, pero el número de burócratas se había disparado en casi un 6% al año. Había menos personas y menos trabajo, pero la administración se estaba expandiendo, por razones ajenas a las necesidades navales. ¿A qué se debía esto?

Más subordinados. Hay dos elementos que conducen a la burocratización: la ley de multiplicación de subordinados (la tendencia de los gerentes a contratar a dos o más subordinados de modo que ninguno compita contra él) y el hecho de que los burócratas crean trabajo para otros burócratas. Cualquier administración con crecimiento del 6%, tarde o temprano morirá. Toda la fuerza laboral estará en la burocracia y ninguna en la producción.

A medida que una empresa crece, los jefes contratan asistentes, que luego ascienden y contratan más subordinados. Una la pirámide muy grande y costosa, puede consumir todas las ganancias de la compañía. Si el organismo burocrático no es reducido en esta etapa, la empresa muere.

Los plazos estrictos. Sin plazos estrictos perdemos tiempo y tardamos más en completar nuestro trabajo. Se estudió el tamaño de gabinetes de ministros de 200 países. Encontraron que el tamaño del gabinete se relacionaba negativamente con la efectividad del gobierno y la estabilidad política, así como con la esperanza y calidad de vida, medidas por Naciones Unidas.

Evaluaron cómo el tamaño de un grupo afecta su capacidad de tomar decisiones y descubrieron que se producía un cambio significativo cuando los grupos contenían 20 miembros.

Con 20 miembros se forman grupos más pequeños y se bloquean entre sí, lo que explica por qué es extremadamente difícil tomar decisiones unánimes cuando los gabinetes son grandes.

Acuerdo entre expertos o creencias aceptadas, encaran problemas como ejercicios enlatados. Para problemas comunes, como comprar café opina todo el directorio, pero para una obra millonaria lo decide un experto. Pensar desde  perspectivas múltiples permite acercarse a la complejidad. De esta manera se puede enfrentar la tentación del pensamiento único.

Experimentos. Cuando a un sujeto se les da "accidentalmente" tiempo adicional para completar una tarea, tarda más en terminarla. En otro estudio, se pidió a unos sujetos que evaluaran cuatro conjuntos de fotos. Cuando les decían que ya no debían evaluar el cuarto grupo, pasaban más tiempo "jugando" con el tercero, en lugar de terminar la tarea más rápido. ¿Significa esto que deberíamos imponer restricciones de tiempo más duras para mejorar nuestra productividad?

Seguro sientes que trabajas mejor "bajo presión", pero ¿qué tan cierto es esto?

Plazos amenazantes. El hombre tiene una capacidad limitada de memoria, atención y resistencia, y eso lo lleva a creer que tiene menos recursos de los que necesita. Debido a que la atención es limitada, la dividimos como podemos a medida que avanzamos. Pero a veces, por necesidad, tenemos que enfocarnos en algo profundamente, en un proyecto a costa de otros. Cuando tienes una fecha límite, es como tener una tormenta por delante. Es amenazante, por lo que te concentras sólo en la tarea y lo demás lo trasladas a la periferia. Si te enfocas mucho en un gran proyecto, quizás te olvides recoger a tu hijo de la escuela o del cumpleaños de tu mujer. Es factible que apresurarte para lograr algo en pocas horas, te traiga problemas. "Mmm... tengo tiempo todavía..." Piensas algo parecido cuando te distraes con tu celular en vez de trabajar.

Si tu fecha límite es muy cercana y entras en pánico, podrías trabajar de manera ineficiente y las cosas salirte mal. La gente dice que si no fuera por el último minuto, no se haría nada. Pero la productividad de las personas no es lineal,  hay presión del tiempo sobre la productividad.

Al principio el esfuerzo te rinde. Pero algún momento el rendimiento es inversamente proporcional al esfuerzo adicional. El cansancio te provoca la ley de los rendimientos decrecientes y agregar más tiempo no te rendirá. Para optimizar la productividad, necesitas encontrar el punto de inflexión. No necesariamente hay que ocupar todo el tiempo asignado.

Time is money.  Implica la relación entre tiempo y dinero. Ganar tiempo puede significar hacer más en menos tiempo o lo contrario, frenar algo por no saber cómo resolverlo. Todos querríamos poder realizar todo al mismo tiempo: trabajar, estar en familia, leer, viajar, ayudar a quienes nos necesitan,  emprender proyectos, etc. Pero la respuesta habitual es: no tengo tiempo.

Todos empezamos el día con un crédito por 24 horas que nos otorga el Banco del Tiempo. Esa cuenta tiene ese límite y vamos retirando segundos, minutos y horas pero al final del día perdemos todo que no pudimos usar. El banco funciona los 365 días del año pero no permite contar con saldos en descubierto ni arrastrar balances. Cada día nos abre una cuenta nueva y cada noche quema los registros. No da créditos para mañana.

El tiempo tenía un valor potencial hace un rato y lo perderás enseguida, sólo tiene valor ahora. La libertad para el uso del tiempo está condicionada por las horas que dedicas a dormir y trabajar,  sobre el resto hay libertad de elección. El secreto del tiempo está en disminuir el esfuerzo en hacer lo que odias e incorporar lo que deseas. Para ganar tiempo es necesario tener un objetivo a realizar. La vida está llena de “deberíamos” que te quitan la posibilidad de  hacer lo que te gusta. Comienza por eliminar lo innecesario, esos hábitos que te quitan tanto tiempo.

Luego hay dejar de hacer las cosas aplicando fuerza bruta y reemplazarla por métodos sencillos y eficaces. Los métodos son la mayor riqueza del hombre. Si bien es imposible hacer dos cosas a la vez podemos armar procesos que funcionen automáticamente y delegar bajo control.

Estudio de tiempos y movimientos. La aplicación de la ciencia a los problemas fue introducida por Frederick Winslow Taylor. Dividió cada tarea en sus partes, coordinando cada una y reorganizándolas del mejor modo. Por medio de cálculos buscó transformar la administración, que tenía una tradición oral, en un conjunto de técnicas escritas en base a cálculos. Para Taylor todos podemos ser más productivos, es decir hacer más en igual o menor tiempo.

La dieta del tiempo. Lo importante es hacer bien lo que genera valor y no hacer muy bien lo que no sirve. Primero tomar conciencia del problema, indagar la causa y separar lo urgente de lo importante. Los ladrones de tiempo son ladrones internos disfrazados. La estratégica interroga: ¿dónde estaba ayer? ¿dónde estoy hoy?¿dónde quiero estar mañana? ¿cómo haré para lograrlo? La clave es saber lo que se quiere, no planificar y calcular resultados. El que falla al planear, planea fracasar. Es mejor partir del futuro y retroceder al presente. Si nos guía el pasado repetimos la rutina. Para inventar el futuro, hay que ver el final la película que uno realizará.

Agenda productiva. Primero registra tus actividades. Ver es percibir cuando los rayos de luz alcanzan tus ojos. Mirar es dirigir la mirada, fijar la vista en algo. Observar es hacerlo a conciencia para descubrir y aprovechar una oportunidad. No se trata de observar todo. El minero lleva la luz en la frente sujeta al casco y protegida de cualquier golpe. Debes hacer la luz entre los estímulos y la oscuridad, saber qué buscas, qué precisas y cuál es la piedra preciosa a hallar. Elige lo qué es coherente con tu plan. El primer paso es hacer el inventario de tu tiempo.

¿La tecnología realmente te ayuda? Procrastinar es dejar para mañana lo que no haces hoy. La paradoja es que los avances tecnológicos captan tu atención y provocan las distracciones por el bombardeo constante de datos proveniente de computadoras y dispositivos electrónicos móviles.

Entramos en la era de la pérdida de tiempo. 1 de 4 personas se describe a sí misma como perdedora de tiempo crónica. Un estudio revela que el 36% de los encuestados pierden una hora de productividad al día revisando correos y redes sociales. Y de acuerdo a otro informe, los usuarios de teléfonos inteligentes revisan este aparato una media de 221 veces al día.

Educar a padres e hijos.  Los padres deben pensar antes de utilizar sus dispositivos móviles en presencia de sus hijos.  Un estudio en restaurantes de comida rápida, notó que 40 de los adultos inmediatamente sacaron dispositivos móviles y los usaron durante la comida y les prestaban más atención a ellos que a los niños. Descubrieron que los niños eran más propensos a comportarse mal, al parecer en un intento de llamar la atención de sus padres.

El aumento del 20% de lesiones que terminan en salas de urgencias de pediatría, lo conecta a una falta de atención de los cuidadores de niños y bebés en la bañera y en los parques.

No importa si tu hijo se vuelve loco, se aburre o se pone nervioso porque no sabe que están haciendo sus amigos en línea. Controlar el tiempo que usan en eso es la responsabilidad paterna, su rol es supervisar, controlar el tiempo y asegurarse de que se sigan las reglas acordadas.

Para que te alcance el tiempo. Trata de encontrar un hueco para que el día te rinda. Roba un rato de esto para esto otro. No apiles actividades sin pensar. Hay estrategias estratégicas:

7 horas de sueño. Un sueño reparador prepara un día productivo, incrementa la memoria, la creatividad y la atención y disminuye el estrés.

Meditar. Dedica tiempo a ejercicios para hacer consciente y claro el día que está comenzando. Agradecer el día que estás por vivir da claridad para planificar y dimensionar cada cosa.

Pon el cuerpo en movimiento. El ejercicio debe ser parte de la vida diaria. Hacerlo temprano, a la mañana, sirve para alcanzar metas con un cerebro en positivo y el estrés bajo control.

Consumir proteínas. Otra de las propuestas es sobre el desayuno. Las comidas ricas en proteínas dan una sensación de saciedad mayor ya que tardan más en dejar el estómago.

Leer / escuchar. La gente común busca entretenerse, la gente extraordinaria busca educación y conocimiento. Leer te sitúa en una zona privilegiada para seguir adelante con un buen día.

Baño de inmersión. Aumenta la salud física y mental, y beneficia la circulación y el sistema digestivo. El agua fría dispara neuroquímicos que modifican el humor. Cuando el agua fría golpea en la espalda se puede bajar el ritmo de la respiración y lograr la calma.

Revisar la visión de la vida. Escribir las metas a corto y mediano plazo. Pensar en ellas a diario trabajando hacia ellas, con sentido, sin confusión o ambigüedad sobre lo que se está haciendo.

Cómo mejorar en la lectura. El día tiene 24 horas y eso no se puede cambiar, pero puedes modificar tus destrezas. La mayoría sabe cuándo comienza a leer un libro pero no si lo terminará. Para Platón el comienzo es la parte más importante de cualquier trabajo. El método de lectura veloz aumenta la velocidad, la concentración y la comprensión.

El tercer tiempo. Vivir a mil desconecta los sentidos de la conciencia, la tensión mata, la creatividad muere. Educar para la fast life  hace correr  a velocidades imposibles sin métodos facilitadores de la productividad. Si aprendes a administrar el tiempo construirás desde una capacidad plena. Como dijo Lennon, la vida se nos pasa mientras seguimos haciendo planes.

Una política basada en instrumentos induce a trabajar, una política discrecional induce a no hacer nada y esperar. Lo que no midas no lo vas a mejorar. Educa tu cerebro para ganar tiempo y felicidad. Decía Borges que su principal pecado fue no haber sido feliz. 

* El doctor Horacio Krell es el CEO Ilvem.  Mail: horaciokrell@ilvem.com.