La ecuación hombre=tiempo ya no cierra. Eficiencia es hacer  las cosas bien,  eficacia es hacer lo correcto. El economista Wilfred Pareto descubrió que el  20%  de las cosas que hacemos producen el 80% de los resultados. Pero la vida moderna nos lleva a tener urgencias y tensiones, a no saber por dónde empezar y a tener un vacío de ideas que nos aleja cada vez más de la eficacia.

Hay frases como “lo bueno viene en frasco chico” o “lo bueno, si breve, dos veces bueno” que reflejan la crisis actual de escasez de tiempo. Muchos creen que  el día debería tener más de 24 horas.  Hoy que todos tienen reloj y nadie tiene tiempo, tenerlo es un bien de lujo: “time is money” si se sabe aprovechar. Sócrates decía que “los ratos de ocio son las mejores adquisiciones”.

Hoy que el tiempo libre vale tanto hay que aprender a administrarlo productivamente.

Que el tiempo alcance se torna imposible  porque se vive a un ritmo vertiginoso en una sociedad de consumo que ofrece continuamente novedades que tientan a trabajar más para tener más cosas.  Por eso aparecen soluciones  como cursos, aplicaciones y tecnologías para lograr un mejor manejo.

No se puede hacer crecer el tiempo. El día tiene 24 horas y eso no se puede estirar, la solución es aumentar la capacidad para administrar el tiempo,  porque sí se puede malgastar

Por otro lado hay un cambio en el estilo de vida. Antes la rutina era ir “de casa al trabajo y del trabajo a la casa”, la nueva agenda incluye deporte,  entretenimiento, familia,  vida social, etc.

Lo más importante es encontrarle sentido a la vida para orientar lo que se hace en esa dirección.

Tendencia al bienestar. La gente quiere sentirse bien, tener experiencias nuevas y dedicarle más tiempo a la familia, a sus hobbies, pasiones e intereses. A veces resignan dinero por tomar un trabajo que esté cerca de casa y con ello ganar ese tiempo que les permita vivir mejor.

Las nuevas tecnologías agilizan trámites y tareas que antes se hacían personalmente. El mail, el homebanking,  el celular o whatsapp, son herramientas que permiten ahorrar tiempo.

El lado oscuro de la tecnología. El avance tecnológico genera sobrecarga de información que termina lentificando el resultado que se pretende acelerar. Las redes sociales llevan a una actividad improductiva que roba muchas horas e impide concentrarse. La creencia de que ya habrá tiempo para hacer lo demás lleva a procrastinar, que es dejar para mañana lo que se debería hacer hoy

La desorganización al gestionar el tiempo puede generar angustia y frustración ante la sensación de no llegar a hacer todo.  Y si el tiempo no alcanza se incumplen compromisos y se pierde prestigio.

La dieta del tiempo. Primero hay que tomar conciencia del problema, indagar las causas y separar lo urgente de lo importante. Los ladrones de tiempo son generalmente ladrones internos disfrazados por nuestras creencias y actitudes. La administración estratégica del tiempo implica interrogarse: ¿dónde estaba? ¿dónde estoy?¿dónde quiero estar? ¿cómo haré para conseguirlo? La clave está en saber lo que se quiere, en no planificar mecánicamente desde los recursos y calcular resultados.

Es mejor partir del futuro deseado y retroceder hasta el presente. Si la guía es el pasado se repite la rutina. Para inventar el futuro, hay que ver el final de la película que se desea realizar.

Ladrones del tiempo. Si bien muchos ladrones  son externos, el manejo del tiempo es algo individual. Un test demuestra cuáles son los hábitos improductivos. Primero hay que identificar y medir las rutinas diarias, lo que no se mide no se puede mejorar. Las  rutinas van ordenando la vida, primero creamos un hábito y luego el hábito nos dirige sin que nos demos cuenta.  Ser consciente del mecanismo permite evaluarlo, jerarquizar las tareas y darles el timing que corresponda.

¿Cuál es la prioridad?: ¿la familia, el trabajo, la facultad? ¿Qué tiempo se dedica a cada uno?

Viviendo a ritmo acelerado uno se  acostumbra a vivir mal, con interrupciones  que se van comiendo el día. Ser consciente de en qué se  gasta permite elegir: por la repetición o por el cambio.

Planear. Ser vulnerable a las interrupciones  se debe a no saber planificar bien.  Y el que falla al planear planea fracasar. Querer concentrarse sin saber en qué, termina en perder el tiempo.

Pomodoro es método para dividir el tiempo en intervalos de 25 minutos  separados por pausas. Durante esos minutos  hay que concentrarse en hacer una sola cosa. Luego viene el relax (salir a caminar o relajarse). Es notable lo que se gana haciendo una sola cosa a la vez. Un aliado puede ser el celular, con ayuda de las aplicaciones se lo configura con los lapsos que estipula la técnica.

Multitarea. El método también favorece el mantener el foco en una actividad y no caer en el cuestionado multitasking. La capacidad de hacer muchas cosas al mismo tiempo ya no es muy apreciada en el mundo laboral. Es mejor la calidad que la cantidad.

Rendimientos decrecientes.  Si se habla por teléfono mientras se  responde un mail y, a la vez, se hacen otras tareas, hay un alto porcentaje de error en el procesamiento cerebral, que va agotando la capacidad mental. Es preferible hacer las cosas por separado. De lo contrario, es camino seguro al síndrome de burn-out o del cerebro quemado. La frase de Sarmiento “la letra con sangre entra”, no es un buen ejemplo de lo que debería ser. Hay métodos facilitadores de la acción.

La ley de Pareto. Otra forma de administrar correctamente el tiempo es detectar qué asuntos son relevantes y cuáles no. A veces hay cosas que sí son urgentes porque tienen que terminarse para una fecha, pero eso no quiere decir que sean importantes. Hay tareas que no tienen “fecha de vencimiento”, pero que son importantes. Para no caer en rutinas improductivas, conviene revisar los procesos y los objetivos para “corregirlos” y evitar pérdidas de tiempo y energía.

Al maestro que le gustaba enseñar, de pronto, con el tiempo, dedica su tiempo a corregir deberes.

Pensar por objetivos.  Es considerar en el futuro qué metas se quieren alcanzar y clarificar qué dónde poner el foco. Saber adónde ir y cuál es la prioridad ayuda a elegir qué cosas hacer y cuáles no. Como dijo Séneca: “no hay vientos favorables para el que no sabe a dónde quiere llegar”.

Aprender a decirle que no.  Tener identificado el objetivo permite priorizar lo que está pendiente. Conocer las  “tareas de hoy” desde la primera hora ayuda a organizar mejor cada jornada. Puede ser una agenda compartida con otras personas para evitar que molesten a los que están ocupados.

La metodología Kanban, está ganando popularidad. Es un tablero que divide las tareas pendientes de las que están en curso y de las ya finalizadas. Este recurso, que tiene sus aplicaciones online, puede complejizarse agregando fases del ciclo de producción o midiendo tiempo.

Así en lo virtual como en  lo real. Cuando el lugar de trabajo  es un desorden, eso será lo que pase en la mente. Ser prolijo ahorra tiempo. Para construir una vida con sentido, plena, con bienestar y a gusto, es necesario gestionar bien el tiempo. Ningún beneficio se obtiene en medio del caos.

El tiempo vuela. Los enemigos de la eficacia son el largo plazo que media entre el acto y el efecto, los cambios abruptos en la realidad y las creencias estereotipadas. La brecha entre sueño y realidad se reduce cuando se reflexiona sobre la acción.  La ley de Murphy afirma que lo que lo que puede salir mal  va a salir mal, para evitarlo hay que ser cuidadoso en los detalles. Los objetivos deben ser realistas. Dijo Keynes que a largo plazo estaremos todos muertos. Nuestro reloj interno se equivoca.  Con los años creemos que el tiempo va más rápido que el  reloj.

Resumen de hábitos productivos. Hacer una lista con los pendientes del día “a realizar”, “en curso” y “finalizados”. Distinguir lo importante de lo urgente, no todo lo urgente es importante.

Aprender a decir que no. Eso evita una agenda repleta de temas que no suma valor. Mantener limpio y ordenado el espacio laboral. Ser meticuloso en esto  es esencial. Delegar tareas que podrían hacer otros para dedicarse a lo más importante. Crear bloques de tiempo. Intercalar períodos de trabajo con otros de relax. Las acciones que llevan menos de un minuto conviene hacerlas en el momento: pequeñas acciones resueltas en el acto hacen una gran diferencia al final del día. Es clave mantener el foco y hacer una actividad a la vez. Revisar los procesos periódicamente.

Aprovechar los tiempos muertos. Aprender de la acción. ¿Qué debía haber ocurrido y qué pasó? ¿Cuál es la causa de la diferencia? Si el error no se analiza, el olvido impide aprender de la experiencia. La reflexión es parte del trabajo, no se puede vivir sin aprender, sin seleccionar lo bueno y eliminar la basura porque si queda se refleja en los actos. La reflexión implica concentración, no divagar por estímulos e ideas parásitas. Un yo observador interno debe alertar. Hay métodos para saber qué cambiar, qué mantener y cómo inyectar conocimientos. Nada surge de la nada, hay que modificar la memoria para que mejore la conducta.  Si la educación no enseña a pensar produce incompetentes altamente calificados. Las buenas ideas surgen de quienes conviven con el problema, el liderazgo debe promover la  optimización del uso del conocimiento.

Lectura rápida. Un mapa mental combina el libre juego del texto con la imagen, está menos atado a la secuencia. Plasma una idea central y teje una red de relaciones. Su flexibilidad permite incorporar novedades y vínculos, favorece la generación de las ideas. Borges decía que somos lo que somos por lo que leemos, pero hoy no hay tiempo. El mapa mental es una imagen que vale por mil palabras. Así  logramos el poder inteligente que es querer con eficacia.

La gestión del tiempo debe equilibrar la vida laboral y personal. Necesitamos pausas, realizar actividades de alto rendimiento, descubrir lo que nos hace perder el tiempo, anticiparnos para evitar sorpresas, repartir la tareas,  repensar la rutina, delegar, aprender a  decir no, desintoxicarnos de datos y reuniones, centrarnos en objetivos claros y  considerar la importancia del autoconocimiento.

Curso acelerado de gestión del tiempo. El primer paso es tener in mente el objetivo. El segundo es trazar el plan y controlar su ejecución por si se aleja del objetivo. El tercer punto es tener creatividad y flexibilidad para variar el plan cuando la realidad demuestra que algo falla.

El poder inteligente es querer con eficacia, es el que le brinda inteligencia a la pasión. El poder inteligente -smart power- reúne el poder duro –hard power-  que predomina en el hemisferio izquierdo del cerebro y el soft power del hemisferio derecho. El ganador de tiempo examina  si lo que hace lo apasiona o si la burocracia domina su cerebro. Para conseguirlo debe aprender métodos de excelencia. Como dijo Nietzche “los métodos son la mayor riqueza del hombre”  

El efecto palanca. Arquímedes dijo “dadme una palanca  y un punto de apoyo y moveré el mundo”. Cuando se aplica en un punto de apoyo, transmite y multiplica la fuerza. El entusiasmo se justifica: no importa el peso, basta con  alargar el brazo. La computadora es la palanca natural del cerebro. El efecto se potencia al elegir bien las  prioridades y asignar correctamente los recursos.

Ser socio de los mejores ahorra el esfuerzo que ellos hicieron para conseguirlo y esa palanca potencia el rendimiento.  Por el contrario, el que tiene mentalidad del bombero corre todo el día y no consigue nada. Los mejores jugadores son los  que paran la pelota. La eficacia no se puede suplir con eficiencia. El efecto palanca es obtener lo máximo con el menor esfuerzo posible.

Vísteme despacio que estoy apurado”, dijo Napoleón. Los franceses trabajan menos y producen más y mejor porque tienen tiempo para retomar los valores esenciales de familia, amistad,  tiempo libre, elegir el presente concreto al global abstracto y anónimo, la simpleza de vivir, convivir en un ambiente alegre y realizar lo que saben hacer. Los que corren mucho terminan en el mismo lugar, mueren por infarto o accidentes y se olvidan de vivir el único tiempo real que es el presente.

Slow down. Todo invita a vivir acelerados. Las marcas presentan su temporada de invierno en verano. Se trabaja 24 horas para fomentar el consumo. Prolifera la obesidad, el estrés, la angustia por posponer el placer. Desacelerarse es luchar contra la tiranía del reloj, vivir con modestia, pensar con grandeza consumir menos, tomar conciencia que los horarios extremos amenazan la salud, la familia y las relaciones. Así se consigue más eficacia, compromiso y calidad de la vida. Lo mejor es trabajar por objetivos y no por horarios. Vivimos 700.800 horas en la vida y 70.000 las ocupamos trabajando. No hay  tiempo que perder, usemos las 630.800 horas libres para ganar  felicidad.

Educar la mente. Vivir a mil desconecta los sentidos de la conciencia, la tensión mata, la creatividad muere. Educar para la fast life  hace correr  a velocidades imposibles sin métodos facilitadores de la acción. Quienes aprenden a administrar el tiempo construyen desde una capacidad plena. Se debe educar el sentido común: valorizar la lectura, caminar más, cocinar una receta completa, relatar cuentos a los hijos, practicar deportes, pasar más tiempo con amigos, crear  ideas. Como dijo John Lennon, “la vida es lo que nos pasa mientras seguimos  haciendo planes”.

ILVEM  te invita a asistir a una clase demostrativa GRATUITA para comprobar la eficacia del método.

*CEO de Ilvem. Mail de contacto: horaciokrell@ilvem.com.